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デジタル化が進まないFAX、本当に進化していないのか?!

会社の事務所には必ず置いてあるFAXですが、昔から全く変わらないイメージではないでしょうか?変わったことと言えば、複合機に統合され、1台でコピー・スキャナ・FAXなどなんでもできるようになったぐらいのイメージだと思います。




しかし、FAXに対しての問題点は、次のようにいろいろあると思いますが、「改善策はない・・・」諦めていませんか?本当に、改善策はないのでしょうか?

事務所に誰もいなくてFAX受信を確認できない。

契約書をFAXで送りたいが外出中なので送信できない。

DMや発注などのFAXを大量にする必要があるのに、

 1枚づつ手作業での送信で時間とミスが発生している。

FAXで届いた注文書を、販売管理システムに入力するのが面倒。

仕入管理システムで作成した注文書を、紙に印刷してFAXするのが面倒。

                            etc….


実は、上記のような問題点を改善できるシステムが既に存在します。

今回は、そのシステムのイメージをご紹介します。

■インターネットFAX


パソコンやスマホなど、インターネットに接続できる機器があれば、インターネットのブラウザ上で、FAXの送受信が可能です。また、通常のメールを送信する感覚で、メーラー(OutlookやLIVEメール等)からのFAX送信も可能です。


■パソコンFAX受信配信システム


パソコンの受信システムなら、FAX で送られてくる注文書を そのままコンピュータに取り込みイメージデータとして管理ができます。(ペーパーレス化)

また、既存の基幹管理システムと連携し、FXA受注分の入力の手間を大幅に軽減できます。

パソコンの送信システムでは最大4回線を使用し、複数の相手先に順次同報が可能です。
例えば、「支払明細書」の郵送をこのシステムに置き換えることにより、コスト削減が図れます。

基幹システムやエクセルなどとデータ連携し作成した書類(テキスト形式、CSV 形式)を 複数の相手先への連続配信が可能です。手作業がなくなり、大幅な時間短縮が図れます。



<<最後に>>
コロナの影響で、今後ますます会社運営は厳しい状況になりそうです。すでに、会計・給与・販売仕入在庫管理は、パソコンソフトで効率化されていると思いますが、それ以外の効率化やコスト削減をこの機会に検討してはいかがでしょうか?上記システムの詳細は、弊社営業までお問合せください。


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