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適格請求書等保存方式導入後は納品書の保管にも注意!

2023年10月から開始が予定される「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」では、適格請求書として必須の記載事項が定められています。

一方、仕入取引先によっては、締日にて請求期間内の取引を締めたうえで一括請求を行っているところもあるかと思います。その場合、請求書に適格請求書としての必須記載事項が全て記載されていれば請求書の保存で仕入税額控除の要件に対応していますが、請求書に必須記載事項が全て記載されていない場合も想定されます。

そのため、納品書等の保管も必要になるケースがございますので、適格請求書等保存方式開始前に、納品書の取り扱いルールについても今一度ご確認頂ければと思います。


◆適格請求書の必須記載事項

下記項目を全て記載する必要がございます。


  1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
  2. 取引年月日
  3. 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  4. 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率
  5. 税率ごとに区分した消費税額等(端数処理は一請求書当たり、税率ごとに1回ずつ)
  6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称


上記記載事項のうち一つでも記載のない項目がある場合、その項目が記載された関連する別の書類を保存する必要があります。


◆複数の書類の全体により適格請求書とする場合

適格請求書では、書類相互の関連が明確であり、取引内容を正確に認識できる方法であれば、複数の書類を組み合わせて全体で適格請求書とすることもできます。


例えば、請求書には上記記載事項のうち、1.発行者名および登録番号、4.税率ごとの金額及び適用税率、5.税率ごとの消費税額、6.書類の交付先名称が記載されているのに対し、2.3.については明細ではなく納品書番号が記載されていたとします。同時に、2.取引年月日、3.取引内容が納品書に記載されている場合であれば、納品書と請求書をあわせて適格請求書として取り扱わなければなりません。


このような場合では、納品書の保存も仕入税額控除の要件となります。


◆適格請求書等保存方式開始前に確認しておきたいこと

場合によっては納品書の保存も必要になるケースをご説明させていただきましたが、納品書の保存が必要かどうか、保存までの経路をどうするか、保存方法はどうするかを下記を参考にしていただきながらご確認頂ければと思います。


・仕入先から発行されている請求書に記載事項が全て記載されているか。

 ⇒適格請求書等保存方式開始にあわせて、請求書の様式が変更になる場合、変更後の記載事項もあわせて確認。


・納品書の保存が必要な場合、納品書はどこに届いているか

 ⇒商品とともに納品されるのか?

  本社に納品書のみ別送されるのか?

  販売先に商品が直送の場合はどうなるのか?


・納品書の保存が必要な場合、受け取った後の取り扱い

 ⇒誰が納品書を受け取るのか。

  経理担当者への確実な送付が行えているか。



制度開始時に慌てないためにも事前にご確認頂ければと思います。

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